Passer de DocuSign à Maple eSign

Avant de commencer

• Faites l’inventaire. Dressez la liste de vos ententes terminées, des enveloppes encore en circulation pour signature, de vos modèles et des personnes qui envoient des documents.
• Surveillez les purges. Si votre compte DocuSign comporte un paramètre de conservation des documents, les enveloppes complétées ou invalidées entrent dans une file d’attente de purge une fois cette période écoulée, ce que signale l’étiquette « Purge à venir » sur la page Accords. Une fois purgés, les documents ne peuvent plus être téléchargés, mais le certificat de réalisation reste accessible.
• Si l’hébergement au Canada motive votre changement, sachez que DocuSign offre aussi une région canadienne pour son service eSignature. La région d’un compte est fixée lors de sa création ; vérifiez donc où se trouve le vôtre avant de décider.

Étape 1 : exporter les documents terminés et les certificats

Une enveloppe à la fois (selon les étapes de DocuSign ; les libellés ci-dessous sont ceux des pages d’aide françaises de DocuSign) :

1. Sur la page Accords, repérez l’enveloppe.
2. Si elle est complétée, cliquez sur Télécharger. Si elle est encore en cours, ouvrez la vue Détails, cliquez sur l’icône de téléchargement et choisissez les fichiers.
3. Choisissez des fichiers individuels dans un fichier ZIP, ou Combiner tous les PDF en un seul fichier.

Pour obtenir le certificat de réalisation seul, ouvrez la vue Détails de l’enveloppe, cliquez sur l’icône Télécharger et sélectionnez Certificat de réalisation. L’historique complet se trouve sous Plus, puis Historique. Si un PDF combiné arrive sans le certificat, un administrateur DocuSign peut activer l’option qui joint le certificat de réalisation à l’enveloppe, dans les paramètres de signature, section de livraison des enveloppes.

Beaucoup d’enveloppes : DocuSign recommande le téléchargement manuel pour cinq enveloppes ou moins. Pour de plus grands volumes, DocuSign propose :

• DocuSign Retrieve, une application distincte installée sur un ordinateur Windows, qui peut télécharger toutes les enveloppes de votre compte dans un dossier ;
• DocuSign Connect, qui doit être offert dans votre compte et ne publie que les enveloppes envoyées depuis votre compte ;
• Agreement Actions, qui s’applique seulement aux nouvelles enveloppes et n’exportera donc pas les anciennes ;
• Microsoft Power Automate, ou le téléchargement groupé au moyen de Box.

La liste de vos enveloppes : sur la page Accords, sélectionnez les enveloppes, ouvrez le menu à côté du bouton de renvoi et choisissez l’exportation en CSV. Gardez cette liste comme index de vos archives.

Étape 2 : exporter vos modèles

• La définition des modèles. DocuSign télécharge les modèles en fichiers JSON réunis dans un fichier ZIP, un à la fois à partir du menu Actions du modèle, ou plusieurs à la fois à partir de la page Modèles. Gardez-les comme trace de vos rôles, de vos champs et de vos paramètres. Maple eSign ne les importe pas.
• Les documents de chaque modèle. Ouvrez la vue des détails du modèle et cliquez sur la vignette du document, dans le panneau des documents, pour télécharger le PDF. C’est à partir de ce PDF que vous recréerez le modèle.

Étape 3 : recréer chaque modèle dans Maple eSign

1. Créez un nouveau modèle dans Maple eSign à partir du PDF téléchargé.
2. Placez les champs à la main dans l’éditeur de modèles. Quand vous envoyez plutôt un seul PDF, la détection des champs propose presque tous les types de champs, à partir des balises de style DocuSign comme \s1\, des champs de formulaire du PDF et des libellés imprimés.
3. Vérifiez chaque champ et comparez le résultat avec votre ancien modèle, page par page.
4. Réglez l’ordre de signature (séquentiel ou parallèle), les rappels et l’échéance.
5. Reproduisez ce que faisait votre ancien modèle avec les autres fonctions : champs conditionnels, pièces jointes du signataire et codes d’accès des signataires.
6. Envoyez-vous un test avant d’utiliser le modèle avec vos clients.

Étape 4 : inviter votre équipe

Inscrivez-vous en ligne et choisissez « Pour mon équipe » ; vous arrivez dans votre propre nouvelle organisation. Invitez ensuite vos collègues par courriel et attribuez un rôle à chacun. Présentez-leur les modèles recréés avant de retirer les anciens dans DocuSign.

Étape 5 : terminer ce qui est en cours

Laissez les enveloppes déjà envoyées pour signature se terminer dans DocuSign, puis téléchargez-les comme à l’étape 1. Envoyez les nouvelles ententes depuis Maple eSign.

Étape 6 : conserver vos anciens dossiers

• Rangez les PDF, les certificats de réalisation et l’index CSV dans votre propre système de gestion des dossiers, aussi longtemps que vos obligations légales et vos règles internes l’exigent.
• Ouvrez un échantillon des fichiers exportés pour vérifier que les documents et les certificats sont complets et lisibles.
• Ne fermez le compte DocuSign qu’une fois l’exportation terminée et vérifiée.